Archive

Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Mail Server Pribadi

Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Mail Server Pribadi

Menggunakan mail server pribadi bukan mail server dari penyedia platform-platform gratis seperti Google, dan Yahoo, tentunya memiliki keuntungan tersendiri. Apa saja kelebihan dan manfaat dari menggunakan mail server sendiri?

  • Memiliki nama email sendiri
    Untuk suatu perusahaan merupakan suatu penguatan brand dari perusahaan, karena dengan penggunaan brand domain email yang khusus.
  • Lebih menghemat bandwith
    Tentunya menggunakan mail server sendiri yang digunakan khusus untuk jaringan private, misalnya digunakan hanya untuk email karyawan perusahaan Anda, tentu akan lebih menghemat penggunaan bandwidth perusahaan. Artinya mail server tersebut hanya digunakan oleh internal karyawan perusahaan Anda. Semakin sedikit pengguna mail server, tentunya bandwidth yang diperlukan juga akan semakin sedikit bukan? Selain itu, menggunakan mail server pribadi juga menguntungkan pada saat terjadi kemungkinan server down atau crash karena banyaknya user yang mengakses email pada saat yang bersamaan, kemungkinannya juga akan semakin sedikit.
  • Lebih cepat & efisien
    Memiliki private mail server akan berdampak pada minimnya resiko email yang tidak terkirim karena berbagai faktor dan alasan baik pengaruh dari server itu sendiri maupun program dan aplikasinya. Selain itu memiliki mail server pribadi lebih cepat dalam proses pengiriman serta penerimaan email karena traffic yang relatif lebih ‘sepi’ jika dibandingkan dengan mail server gratis dan publik. Hal inilah yang dapat membuat Anda tidak akan menghabiskan banyak waktu hanya untuk mengurus keperluan email.
  • Mudah mengatur account
    Memiliki mail server sendiri tentu akan lebih mudah dalam pengaturan dan konfigurasi email. Akun-akun email yang dimiliki juga tentu lebih mudah dalam pengoperasian, pengaturan, serta maintenancenya.
    Jika terjadi hal-hal diluar dugaan, bisa langsung ditangani sendiri
    Ini kelebihan yang membuat private mail server lebih diminati oleh para pelaku bisnis dan pemilik perusahaan. Memiliki mail server sendiri akan lebih mudah dalam penanganannya. Karena tentu Anda mengetahui bagaimana cara menghubungi team support dari third party penyedia mail server tersebut. Hal ini lebih mudah jika dibandingkan Anda harus menghubungi team support Google atau Yahoo untuk keluhan, pengaduan, serta penanganan yang cepat.
  • Lebih private dan aman
    Memiliki private mail server sendiri tentu artinya memiliki jaringan sendiri yang digunakan oleh internal user yang yang menggunakan mail server tersebut untuk urusan pekerjaan. Private mail server yang digunakan oleh user pun akan lebih aman karena penggunaan dan pengelolaan hanya digunakan oleh jaringan internal.

Kekurangan Mail Server Pribadi

  • Tidak Praktis Dari Segi Infrastruktur
    Kita harus menyiapkan infrastruktur sendiri yang biasanya terdiri dari koneksi internet dan server. Biasanya beberapa perusahaan mereka berlanganan colocation server di beberapa data center penyedia service colocation, jadi mereka hanya perlu menyiapkan server nya saja, untuk akses internet sudah diberikan oleh penyedia layanan colocation.
  • Management Server
    Jika anda memutuskan untuk memiliki mail server pribadi tentu anda harus sudah tau cara setting dan configurasi server tersebut, dari sisi OS dan aplikasi pendukung untuk aktifitas mail server. Management server ini mencakup mengatur backup secara berkala, monitoring antrian email, menghindari aktifitas SPAM dll. Tapi biasanya perusahaan-perusahaan besar mereka tidak mau dipusingkan dengan hal ini, mereka tinggal menyewa service manage server pada provider colocation yang bekerja sama dengan mereka.
  • Aktifitas SPAM
    Berhubungan dengan point ke dua diatas, aktifitas SPAM ini yang harus sangat di hindari bagi mail server, untuk itu diperlukan kemampuan dan skill lebih untuk menghindari hal ini.

Fungsi dan Perbedaan SMTP, POP3 dan IMAP

Sebelum kita membahas lebih jauh mengenai fungsi SMTP, POP3 dan IMAP baiknya kita membahas terlebih dahulu apa itu mail server.

Pengertian Mail Server

Mail server adalah sebuah server atau layanan internet berbasis cloud computing yang digunakan untuk mengirim dan menerima email dalam satu jaringan server mail yang sama. Mail server dapat mengumpulkan, mengolah, dan mengirim data-data serta informasi dalam bentuk email / surat elektronik dengan menggunakan domain email khusus atau domain email tersendiri. Mail server menggunakan dasar layanan client-server, dimana client dapat mengakses server email melalui aplikasi.

Ada tiga protocol utama dalam mengirimkan email melalui mail server, yaitu :

Protocol SMTP
Simple Mail Transfer Protocol atau SMTP digunakan untuk berkomunikasi dengan server guna mengirimkan email dari lokal email ke server, sebelum akhirnya dikirimkan ke server email penerima. Proses ini dikontrol dengan Mail Transfer Agent (MTA) yang ada dalam server email Anda.

Port SMTP :
Port 25 – Port tanpa dienkripsi
Port 426 – Port SSL/TLS, nama lainnya SMTPS

POP3
Post Office Protocol V3 atau POP3 merupakan protokol client/server dimana email dikirimkan dari server ke email lokal. Digunakan untuk berkomunikasi dengan email server dan mengunduh semua email ke email lokal (seperti Outlook, Thunderbird, Windows Mail, Mac Mail, dan sebagainya), tanpa menyimpan salinannya di server. Biasanya, dalam aplikasi email terdapat pilihan untuk tetap menyimpan salinan email yang diunduh pada server atau tidak.

Apabila Anda mengakses akun email yang sama dari perangkat berbeda, kami sangat merekomendasikan Anda untuk menyimpan backup. Hal ini perlu dilakukan sebagai langkah antisipasi, semisal perangkat kedua tidak mengunduh email, sementara perangkat pertama sudah menghapusnya.

Port POP3 :
Port 110 – Port tanpa dienkripsi
Port 995 – Port SSL/TLS, nama lainnya POP3S

Kelebihan Menggunakan POP3

  • Ketika email sudah diunduh melalui aplikasi local mail di komputer, Anda tidak perlu terhubung ke internet apabila Anda ingin membukanya kembali.
  • Kebanyakan tidak ada ukuran limit untuk email yang dikirim dan diterima.
  • Dapat membuka file attachment dengan cepat .
  • Tidak ada ukuran maksimal untuk mailbox, kecuali harddisk komputer Anda penuh.

Kekurangan Menggunakan POP3

  • Jika JavaScript pada email reader diaktifkan, email phishing dengan embed JavaScript dapat terbaca di email.
  • Semua pesan akan disimpan di komputer. Hal ini dapat mengurangi space pada harddisk komputer.
  • Semua file attachment diunduh dan disimpan dalam komputer. Karenanya, potensi komputer terinfeksi virus dari email lebih besar.
  • Folder email terkadang hilang. Jika ini yang terjadi, upaya restore cukup sulit dilakukan.

IMAP
IMAP  Internet Message Access Protocol adalah merupakan protokol komunikasi dua arah sebagai perubahan yang dibuat pada local mail yang dikirimkan ke server. Pada dasarnya, isi email tetap berada di server. Protokol IMAP lebih direkomendasikan oleh penyedia email seperti Gmail dibandingkan menggunakan POP3.

Dalam IMAP, email disimpan di server. ketika Anda akan mengecek email, local mail akan menghubungi server untuk menampilkan pesan email. Sehingga untuk file pesan email tetap berada di server dan tidak didownload ke email lokal.

Port IMAP :
Port 143 – Port tanpa dienkripsi
Port 993 – Port SSL/TLS, nama lainnya IMAPS

Kelebihan Menggunakan IMAP

  • Anda dapat mengakses email dari mana saja melalui perangkat berbeda.
  • Email dapat diakses melalui web browser tanpa aplikasi mailclient.
  • Anda hanya mengunduh pesan yang ingin dibuka, sehingga tidak perlu menunggu semua pesan diunduh.
    Attachment tidak secara otomatis diunduh oleh IMAP, sehingga email dapat diakses lebih cepat. Anda juga dapat memilih attachment tertentu yang ingin Anda buka.
  • Banyaknya pengguna mobile dewasa ini mengakibatkan IMAP lebih banyak digunakan. Hal ini dikarenakan file dari pesan email tersimpan dalam server dan Anda hanya tinggal mengaksesnya saja.

Kekurangan Menggunakan IMAP

  • Ada beberapa layanan hosting yang tidak mendukung IMAP.
  • Email disimpan pada server sehingga mengurangi disk space hosting.
  • Email dengan IMAP hanya dapat diakses ketika terkoneksi internet.

Fungsi, Pengertian dan Cara Kerja Mail Server

Di era digita ini salah satu yang tidak boleh dilupakan didalam semua bidang pekerjaan adalah penggunaan email. Email atau elektronik mail merupakan sebuah kebutuhan yang tidak terpisahkan dari manusia dalam sektor pekerjaan, bisnis, individu, maupun perusahaan-perusahaan besar. Khususnya bagi perusahaan besar, email menjadi kebutuhan yang sangat krusial dan utama dari sebuah komunikasi bisnis. Untuk berkomunikasi secara profesional antar para pelaku bisnis, tentu menggunakan email. Karena komunikasi dengan aplikasi chatting akan dirasa kurang pas jika diterapkan untuk perjanjian kerja, mengirimkan surat penawaran, surat lamaran, appointment untuk meeting, dan lain sebagainya. Begitulah email menjadi kebutuhan yang cukup penting bagi industri bisnis dan pekerjaan.

Pengertian Mail Server

Mail server adalah sebuah server atau layanan internet berbasis cloud computing yang digunakan untuk mengirim dan menerima email dalam satu jaringan server mail yang sama. Mail server dapat mengumpulkan, mengolah, dan mengirim data-data serta informasi dalam bentuk email / surat elektronik dengan menggunakan domain email khusus atau domain email tersendiri. Mail server menggunakan dasar layanan client-server, dimana client dapat mengakses server email melalui aplikasi.

Ada tiga protocol utama dalam mengirimkan email melalui mail server, yaitu :

1. Protocol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)
2. POP3 (Post Office Protocol V3)
3. IMAP SMTP.

(Informasi dan fungsi dari ketiga tipe protokol tersebut akan kami buatkan dalam artikel terpisah)

Apa Saja Komponen Mail Server ?

Hal ini penting dimiliki oleh sebuah mail server agar dapat berfungsi maksimal dalam proses menerima dan mengirim email dengan lancar. Pada dasarnya mail server memiliki dua aplikasi yaitu SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), dan POP (Post Office Protocol). Namun selain itu, mail server memiliki beberapa hal yang penting sebagai komponen dasar pendukung serta pengoperasiannya. Beberapa komponen yang biasanya dimiliki oleh mail server ada tiga, yaitu sebagai berikut :

MUA (Mail User Agent)
MUA memiliki beberapa program utama terkait dengan proses membaca dan membuat email. Jadi MUA bertugas sebagai program untuk membaca email, menerima, serta perintah-perintah untuk membuat dan mengirimkan pesan. MUA disebut juga sebagai email reader atau pembaca email, karena fungsi utamanya adalah perintah-perintah dalam email seperti menerima email, serta mengirim balasan email. Ada beberapa MUA yang juga dilengkapi dengan Multipurpose Internet Mail Extension (MIME), yaitu program yang digunakan untuk mengirimkan email yang berisi file atau attachment-attachment tertentu.

MTA (Mail Transport Agent)
MTA adalah salah satu komponen mail server yang bertugas untuk mengurus bagian program pengiriman email. MTA akan melakukan fungsi-fungsi yang harus dilakukannya antara lain adalah menerima dan memproses pesan-pesan email yang masuk melalui berbagai macam jaringan, menentukan alamat tujuan sebagai bahan pertimbangan bagaimana cara mengirimkan sebuah pesan email tersebut, serta menggunakan daftar distribusi untuk mengirimkan salinan pesan.

MDA (Mail Delivery Agent)
MDA merupakan bagian program dari mail server yang bertugas sebagai agen pengiriman pesan email. MDA memiliki dua komponen utama, yaitu sebuah database yang berisi saluran atau jaringan untuk mengirimkan pesan, serta yang kedua adalah delivery agent yang bertugas untuk mengirimkan pesan email sesuai dengan jaringan yang dipilih.

Bagaimana Cara Kerja Web Mail Server ?

Mail server memiliki dua server yang berbeda fungsinya, yaitu server yang berfungsi sebagai outgoing server (sending email) serta yang kedua adalah incoming server (receiving email). Outgoing server dihandle oleh server SMTP pada port 25. Sedangkan incoming server dihandle oleh POP3 pada port 110 atau IMAP pada port 143. Port adalah semacam konektor yang berfungsi untuk konektor atau pintu buka tutup akses, koneksi, serta distribusi dan transmisi data dari komputer satu ke komputer maupun jaringan lainnya.

Bagaimana cara pengiriman dan penerimaan email ?

Tentu cara kerja email ini bervariasi tergantung dari program dan aplikasinya.
Proses mengiriman email melalui TCP/IP dapat dianalogikan sebagai berikut :

Sender -> user agent -> waiting list email -> MTA -> user mailbox -> user agent -> receiver

Cara kerja mail server secara sederhana dapat dijelaskan sebagai berikut, pada awalnya email-email yang telah dikirimkan oleh sender, maka akan dikumpulkan dan disimpan menjadi satu file dalam database mail server. Pengelompokkan ini berdasarkan atas tujuan email. Dalam sebuah email yang dikirimkan tentu telah terdapat informasi tentang tujuan penerima email dan asal email sender tersebut, serta informasi tanggal dan waktu pengiriman email. Ketika receiver email membaca email dari pengirim email, itu artinya penerima email tersebut telah mengakses mail server dan membaca pesan / file yang tersimpan dalam database mail server yang ditampilkan melalui aplikasi dan browser oleh user tersebut.

Fungsi Mail Server

Fungsi utama mail server adalah sebagai program yang mengatur agar email dapat dikirim oleh pengirim email dan diterima oleh penerima email dengan aman, cepat, dan tanpa kendala. Mail server juga digunakan untuk mengatur penerimaan, pengolahan, pengaturan, serta penyalur proses respon atas email-email yang masuk kedalam kotak masuk pesan. Tujuan dari layanan dan program mail server itu sendiri adalah membuat jaringan dan koneksi transportasi email menjadi lebih aman, cepat, tanpa gangguan, dan lain sebagainya.

Tidak hanya itu, fungsi utama dari program mail server adalah sebagai aplikasi yang dapat digunakan untuk menginstall email. Oleh sebab itu, aplikasi mail server sangat penting untuk digunakan dan dimanfaatkan yaitu untuk mengatur jalannya proses distribusi email serta program untuk merespon setiap email yang masuk maupun keluar.

Contoh Mail Server

Pada dasarnya mail server bekerja dalam mode client server. Maka dari itu, ada beberapa aplikasi dan program mail server yang dapat dibedakan berdasarkan komponennya menjadi tiga macam, yaitu sebagai berikut :

Komponen Mail Transfer Agent (MTA)
contohnya : aplikasi Sendmail, Postfix, Exim, Qmail, MAilX, Pine, dan Netscape.

Komponen Mail Delivery Agent (MDA)
contohnya : mail server yang berfungsi mendistribusikan email yang datang ke MTA sesuai mailbox masing-masing user.

Komponen Mail User Agent (MUA)
contohnya : Thunderbird, Outlook, Eudora Mail, Kmail, dan Evolution.

Jenis-Jenis Mail Server

Mail server memiliki berbagai jenis-jenis tertentu berdasarkan sistem pengoperasian dan programnya. Beberapa jenis mail server diantaranya adalah sebagai berikut :

Sendmail
Sendmail adalah sistem mail server yang paling standar dan banyak digunakan pada sistem operasi Linux/Unix.

Postfix
Postfix merupakan mail server yang dibuat berdasarkan hasil pengembangan dari server Sendmail. Bedanya, Postfix dapat dijalankan pada sistem operasi Linux/Unix serta Mac OS X. Postfix ini diharapkan dapat menggantikan server dari Sendmail.

Qmail
Qmail adalah mail server yang disebut-sebut sebagai server teraman dalam sistem operasi mail server. Hal ini dikarenakan Qmail belum memiliki sedikitpun celah keamanan yang dapat mengganggu maupun merusak kinerja mail server tersebut. Qmail telah banyak digunakan oleh penyedia email besar seperti Hotmail dan Yahoo.

Update Versi Terbaru Microsoft Outlook

Di era digital ini, semua hal hampir dapat diselesaikan dengan cara online, baik itu berbelanja, bersosial media maupun berkomunikasi. Bagi anda yang sering berkomunikasi menggunakan email tentu tidak asing lagi dengan mail client MS Outlook, dengan menggunakan mail client sangat memudahkan kita berkomunikasi dengan email.

MS Outlook sendiri sudah beberapa kali memberikan update kepada para penggunanya untuk meningkatkan dan menyesuaikan dengan kebutuhan saat ini.

Microsoft sangat menyadari bahwa keamanan adalah hal utama di dunia internet. Maka dari itu, semua sistem yang masih rentan dan tidak support dari segi keamanan akan diupdate. Untuk meningkatkan best-in-class encryption bagi para pelanggan. Microsoft sejak 31 Oktober 2018 tidak lagi mendukung Transport Layer Security (TLS) versi 1.0 dan 1.1 pada Office 365.
Hal ini bukan berarti Microsoft akan menutup (block) koneksi TLS 1.0 dan 1.1, akan tetapi Microsoft tidak lagi memperbaiki masalah baru yang ditemukan pada client, device, maupun layanan yang terhubung ke Office 365 TLS 1.0 dan 1.1.

Fungsi Transport Layer Security

TLS adalah sebuah protokol kriptografi yang didesain khusus untuk menyediakan komunikasi yang aman antar jaringan komputer. Didalam Internet Protocol, TLS dan SSL melakukan enkripsi pada Application layer. Hasil enkripsi kemudian diberikan ke Transport Layer untuk dilanjutkan proses pengiriman data.

Apakah dampaknya jika Microsoft tak lagi Support TLS 1.0 dan 1.1 ?

Saat ini, SSL memiliki 5 tingkatan dari yang paling lama hingga terbaru, yakni SSLv2, SSLv3, TLSv1.0, TLSv1.1, dan TLSv2. Windows 7 ke bawah hanya mendukung SSLv3. Sedangkan Windows 7 hanya mendukung partial/setengah dari TLS 1.0. Jika pengguna ingin Windows mendukung sepenuhnya versi TLS yang terbaru yakni TLS 1.1 dan 1.2, maka ia harus segera melakukan upgrade.

Demikian pula dengan mail server yang menggunakan cPanel sebagai control panelnya, saat ini default cPanel hanya mendukung TLS 1.1 dan 1.2. Jika pengguna ingin Outlook-nya tetap terkoneksi dengan baik via mode SSL, maka pengguna harus upgrade minimal ke Windows 8 atau Windows 10 dengan Outlook 2013. Atau, sebagai alternatif Outlook anda bisa gunakan Mozilla Thunderbird, Mailbird, Windows Mail, dan sebagainya yang sudah menggunakan versi terbaru.

Url berikut adalah tata cara update Microsoft Office anda :

https://support.office.com/id-id/article/bagaimana-cara-memperbarui-office-ee68f6cf-422f-464a-82ec-385f65391350
https://support.office.com/id-id/article/menginstal-pembaruan-office-2ab296f3-7f03-43a2-8e50-46de917611c5

Need help? Chat via Whatsapp